【初心者向け】会社設立に必要な書類を徹底解説！合同会社との違いも

会社を設立し、新たなビジネスをスタートさせるのは大きな一歩です。

しかし、そのためには法律に基づいた手続きを適切に行う必要があります。

特に、会社設立の際に必要となる書類は数が多く、初めての方にとっては少し複雑に感じるかもしれません。

本記事では、株式会社・合同会社それぞれの設立時に必要な書類を分かりやすく解説します。

一人での手続きが難しい方におすすめのサービスについてもご紹介するので、これから会社設立を行う方は必見ですよ。

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株式会社設立で必要な書類

まずは、株式会社を設立する際に必要な書類について紹介します。

ここでご紹介するのは11種類とかなり数が多いですが、それぞれ一つずつ、順を追って把握していきましょうね。

定款

定款は、会社の基本的なルールを定めた「会社の憲法」とも呼ばれる重要書類です。

事業目的、商号、本店所在地、資本金額といった各種必須事項を記載し、株式会社の場合は、公証役場での認証が必要となります。

定款作成には専門知識が必要なため、司法書士や税理士といった専門家に相談するのが無難です。

近年では、電子定款も利用できるようになったため、印紙代が節約できるようになりました。

ただし、記載漏れがあると無効になる可能性があるのでご注意ください。

登記申請書

登記申請書は、法務局に会社設立を申請するための書類です。

商号（会社名）、本店所在地、設立の目的、資本金額といった以下の基本情報を記載します。

定款同様に、記入ミスや不備があると登記が遅れたり拒否されたりする可能性があるため、正確な記入が求められます。

登録免許税納付用台紙

登録免許税は会社設立時に納付が必要な税金で、資本金額に応じて計算されます。

株式会社の場合、資本金の0.7%または15万円のいずれか高い方が適用されます。

現金ではなく収入印紙で郵便局か法務局に納付するのが通常です。

その際は、登録免許税納付用台紙に貼り付けて提出します。

台紙は郵便局・法務局にあるため、忘れずに準備しましょう。

発起人の決定書

発起人の決定書は、定款に書かれている本店所在地が発起人全員の合意で決められたと証明する書類です。

ほかに、設立時代表取締役を誰にするのかについても記載します。

ただし、定款で本店所在地を番地まで記載し、かつ公告方法が電子公告以外の場合は不要です。

提出先は法務局で、発起人の役割や責任を理解し、適切に作成することが求められます。

設立時取締役の就任承諾書

設立時取締役の就任承諾書は、取締役に就任する者がその役職を受け入れることを示す書類です。

選任された日付、役職名、就任に承諾した旨、作成日、氏名・住所などを記載します。

取締役が複数いる場合は、全員分の就任承諾書が必要です。

正確な情報を記載し、署名・押印を忘れずに行いましょう。

設立時代表取締役の就任承諾書

設立時代表取締役の就任承諾書は、代表取締役に就任する者がその役職を受け入れることを示す書類です。

記載内容は、取締役の就任承諾書とほとんど同じとされています。

設立時取締役と代表取締役が同一人物の場合は提出する必要はありません。

代表取締役の権限と責任を理解した上で、慎重に作成しましょう。

設立時取締役の印鑑証明書

設立時取締役の印鑑証明書は、取締役の印鑑が本人のものであることを証明する公的書類です。

取締役全員分の印鑑証明書が必要であるものの、取締役会を設置する場合は代表取締役の印鑑証明書のみで構いません。

ただしその場合は、ほかの設立時取締役と監査役の住民票が必要となります。

印鑑証明書は住民票と同様に、市区町村役場で取得可能です。

発行方法や発行にかかる時間はお住まいの市区町村によって異なるため、取得のタイミングに注意しましょう。

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資本金の払込みがあったことを証する書面

資本金の払込みがあったことを証する書面は、会社の資本金が実際に払い込まれたことを証明する書類です。

銀行口座の通帳の下記部分をコピーして提出します。

• 表紙
• 資本金の支払い金額が記載されている項目
• 個人情報が記載されている部分

資本金の額や払込日が明確に判別できるようにしてください。

また、見開きページの綴り部分には、会社の実印で契印する必要があります。

印鑑届出書

印鑑届出書は、会社の実印を法務局に登録するための書類です。

会社名、本店所在地、代表者名、登録する印鑑の印影などを記載します。

法務局のHPにある記載例を参考にして作成を進めましょう。

提出方法は法務局まで直接持参するほか、オンライン申請での手続きも可能です。

「登記すべき事項」を記載した書面

「登記すべき事項」を記載した書面は、会社の基本情報を詳細に記載した書類です。

記載内容は法務局のHPを参照にしてください。

商号、本店所在地、事業目的、資本金額、役員の氏名と住所といった情報を記載します。

A4用紙に記入して持参するか、CD-Rに保存して提出してください。

紙媒体よりもPCで作成し、CD-Rで提出するほうが効率的なのでおすすめです。

※参考：法務局「商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について」

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その他、状況によって準備する書類

会社の状況に応じて、追加の書類が必要になる場合もあるでしょう。

たとえば、取締役会を設置する場合は取締役の住民票が、代理人が申請を行う場合は委任状などが必要です。

また、必要書類には、社会保険や労働保険の届出なども含まれます。

状況に応じて必要な書類を確認し、漏れなく準備することが重要です。

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合同会社設立で必要な書類

一方、合同会社を設立する際の必要な書類も紹介します。

株式会社と同様の部分も多いものの、明確な差を設けている部分もあるため事前にチェックしておいてください。

定款

合同会社の定款は、会社の基本的なルールを定めた重要書類です。

株式会社同様、事業目的、商号、本店所在地、社員の氏名・住所、出資額などを記載します。

また、電子定款も利用できるため、活用すれば4万円の印紙代を節約することができます。

株式会社と異なるのは、公証人による認証は不要という点です。

定款作成時の手間を若干削減できる点は、合同会社設立のメリットといえるでしょう。

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合同会社設立登記申請書

合同会社設立登記申請書は、会社設立を正式に法務局に申請するための重要な書類です。

株式会社設立時に必要な「登記申請書」と同じ役割を果たしています。

法務局の公式HPからダウンロード可能で、提出時は以下の必要事項を記載してください。

記載ミスがあると手続きが遅れる可能性があるため、提出前にしっかりと内容を確認しましょう。

法務局に直接提出するか、郵送や電子申請でも対応可能です。

登録免許税納付用台紙

株式会社同様、合同会社を設立する際にも、登録免許税として資本金の額に応じた登録免許税を納付しなければなりません。

合同会社の場合は、資本金額の0.7%または6万円のどちらか高額な方を支払います。

収入印紙で支払うため、「登録免許税納付用台紙」に貼り付けて提出してください。

台紙は郵便局か法務局にあるため、必要に応じて取り寄せましょう。

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発起人の決定書

発起人の決定書は、会社設立に関わる発起人が、合同会社の設立を正式に決定したことを証明する書類です。

発起人とは、会社設立のために出資し、手続きを行う個人や法人のことを指します。

発起人が複数いる場合は、全員の同意を得たことを証明するために、全員の署名と捺印が必要です。

ただし、定款内で本店所在地を番地まで含めて記載する、さらに公告方法が電子公告以外の場合は決定書の提出は不要となっています。

代表社員の就任承諾書

代表社員の就任承諾書は、会社を代表する社員がその役割を正式に引き受けることを承諾する書類です。

代表社員として選ばれた者が、その地位に就任する意思を明確に示し、署名と捺印を行います。

合同会社においては、役職名を「代表社員」と明記しなければなりません。

株式会社とは異なる点なので、作成時は十分注意してください。

代表社員の印鑑登録証明書

代表社員の印鑑登録証明書は、市区町村役場で登録した印鑑が、本人のものであることを公的に証明する書類です。

会社の実印が適切に登録されていることを示すために必要で、法務局への提出が義務づけられています。

印鑑登録が行われていない場合は、住民票のある市区町村役場で手続きを行い、登録完了後に印鑑証明書を発行してもらいましょう。

申請には数日かかることがあるため、早めの準備が必要です。

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資本金の払込みがあったことを証する書面

資本金の払込みを証明する書類は、合同会社を設立した際に発起人が出資した資本金が、適切に会社の銀行口座に払い込まれたことを示すものです。

株式会社同様、銀行口座の通帳の下記部分をコピーして提出します。

• 表紙
• 資本金の支払い金額が記載されている項目
• 個人情報が記載されている部分

こちらも株式会社と同じように、資本金の額や払込日が明確に判別できるようにする必要があります。

この書類がなければ法務局への登記が認められませんので、必ず準備しておきましょう。

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印鑑届出書

印鑑届出書は、合同会社の実印を法務局に登録するための書類です。

記載内容は株式会社と同様に会社名、本店所在地、代表者名、登録する印鑑の印影などです。

法務局のHPに記載例があるので参考にしてください。

法務局に直接提出するか、オンライン申請でも問題ありません。

会社の実印は重要な役割を果たすため、紛失や盗難に注意して申請しましょう。

「登記すべき事項」を記載した書面

会社の基本情報を詳細に記載した「登記すべき事項」を記載した書面も、株式会社と同様に作成します。

商号や本店所在地、事業目的などが主な記載内容です。

法務局のHPを参照にして作成するようにしてください。

合同会社の場合は「2 合資会社・合名会社・合同会社関係」の部分を参照にするとよいでしょう。

また、CD-Rに保存したうえでの提出も可能です。

※参考：法務局「商業・法人登記申請における登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体の提出について」

その他、状況によって準備する書類

状況に応じてはこれまで紹介した書類以外にも、追加書類が必要となる場合があります。

代表社員が法人である場合は、その法人に関する登記事項証明書を求められ、資本金に不動産などの現物出資が含まれる場合は、資本金の額の計上に関する証明書が必要です。

さらに、代理人が手続きを行う場合には委任状を準備しておかなければなりません。

追加書類は通常の設立手続きに加えて発生するため、余裕をもって準備することが重要です。

書類手続きの前にやっておくべきこと

株式会社、合同会社を問わずに、書類準備の前に大前提として行うべきことが存在します。

以下の事項は必ず事前に対応しておきましょう。

• 会社の基本情報の決定
• 定款の作成
• 印鑑の作成・証明書の取得
• 資本金の払込準備

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会社の基本情報の決定

会社設立の第一歩は、会社の基本情報を決定することです。

まずは以下の事項を定めるようにしましょう。

いずれの情報も、会社設立の際に必要とされる多くの書類に記載します。

一度決めると変更が難しくなるため、特に商号は類似名称がないか事前に確認するとよいでしょう。

また、事業目的は将来の事業展開も考慮して幅広く設定するのが賢明です。

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定款の作成

定款は会社の憲法とも言える重要書類です。

会社設立のための登記を行う際に必要となるので、事前に作成しておく必要があります。

また、作成には時間がかかるためスケジュールには余裕をもっておくとよいでしょう。

定款が完成したら、本店がある都道府県の公証役場で認証を受けます。

手間や時間がかかるうえに専門的知識も必要とされるため、司法書士や税理士に作成依頼するのもおすすめです。

印鑑の作成・証明書の取得

会社の実印、銀行印、角印などの印鑑を作成するのも事前準備として重要です。

登記の際は印鑑届書が必要となるため、前もって作成する必要があります。

また、代表者（株式会社の場合は代表取締役、合同会社の場合は代表社員）の印鑑証明書も準備しておかなければなりません。

本店がある市区町村役場で取得しましょう。

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資本金の払込準備

会社設立のためには、資本金を支払う必要があります。

まずは、払い込むための銀行口座を用意しましょう。

通常の場合は、まだ会社設立はされていないため個人名義の口座から払うことになります。

資本金額は会社の信用力にも関わるので、慎重に決めてください。

また、税務署に提出する書類にも資本金額の記載が必要になります。

健全な会社運営の元となる準備のため、書類手続きの前に対応しておいてください。

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まとめ

会社設立のためには、株式会社であっても合同会社であってもあらゆる必要書類が求められます。

一つでも欠けていると会社の立ち上げが遅れてしまう恐れがあるため、入念な準備が必要です。

一人での準備が不安という方は、CEOパートナーに相談してみてください。

会社設立に詳しい税理士法人がサポートを行うため、安心して手続きを進められます。

書類作成や申請手順などのアドバイスも行っているので、知識に自信がなくても問題ありません。

相談は無料なので、この機会にぜひお問い合わせください。

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